Le confinement est une réalité même s’il est plus
strict dans certains pays que d’autres, cela encourage le télétravail (surtout
à domicile). Face au nouveau coronavirus, comment travailler efficacement en
restant chez soi ?
Nous vous présentons 4 outils collaboratifs efficaces
pour travailler à distance. Mais avant, laissez-nous vous faire un petit résumé
sur la définition du télétravail pour les novices.
C’est quoi exactement le télétravail ?
Le
télétravail, entré dans le code du travail en mars 2012, désigne "toute
forme d’organisation du travail dans laquelle un travail qui aurait pu être
exécuté dans les locaux de l’employeur est effectué par un salarié hors de ces
locaux de façon régulière et volontaire en utilisant les technologies de
l’information et de la communication dans le cadre d’un contrat de travail ou
d’un avenant à celui-ci."
Si le
télétravail s’exerce le plus souvent à domicile (dans près de 80 % des
cas), la définition donnée rend aussi possible le télétravail dans d’autres
lieux : cela peut être dans un centre de travail délocalisé par rapport au
siège principal de l’entreprise ou encore dans des espaces aménagés (télécentre
ou espace de "coworking" par exemple).
De façon
plus simple, le télétravail consiste à travailler hors des locaux de l’entreprise
en utilisant les TIC.
Il existe plusieurs catégories des télétravailleurs
:
- Les prestataires indépendants de services (travailleurs freelances).
- Les travailleurs indépendants qui utilisent le télétravail entrepreneurial.
- Les petites entreprises proposant leurs services, en général depuis le domicile du travailleur, mais parfois en mode nomade, ou en télé-centre (espace public grâce auquel des utilisateurs peuvent avoir accès à des ordinateurs, à l’Internet et à d’autres technologies de l'information et de la communication, pour leur permettre de collecter de l’information, de la traiter et de la communiquer)
- Les « nomades » : ce sont des télétravailleurs salariés ou indépendants, qui pendant leurs déplacements continuent à collaborer avec leur entreprise en accédant ponctuellement à son système d'information à distance.
Dans tous les cas, le télétravail peut prendre
plusieurs formes et être continu ou partiel (par exemple un jour par semaine ou
une semaine par mois).
Dans notre
combat contre la propagation du covid19, il est conseillé de travailler en
restant chez soi d’où la recommandation du télétravail aux entreprises.
Voici quatre outils pour faciliter le
télétravail à domicile.
1) Trello est un outil de
gestion de projet en ligne extrêmement complet et intuitif. Il s’inspire des
méthodes agiles et du kanban, mais offre des possibilités bien plus poussées.
Le principe est le suivant : sur Trello vous
pouvez créer des tableaux constitués de colonnes. Au sein de ces colonnes, vous
allez pouvoir insérer des cartes, avec par exemple, des listes de
tâches à faire, un rétroplanning,
etc.
Cela est idéal si vous souhaiter visualiser facilement
l’avancée d’un projet mais ce n’est pas tout. Trello est un outil totalement
collaboratif où chaque membre peut éditer et intervenir en temps réel. Par
ailleurs, il est parfait pour vous fixer des objectifs SMART, grâce notamment à
la fonctionnalité checklist sur les cartes. Elle vous permet de détailler
différentes étapes de conception d’un projet et de cocher les cases au fil de
l’avancement.
Bref, cet outil est très complet, y compris dans sa
version gratuite.
2) Asana est lui aussi un
logiciel de gestion de projet. Il permet de faciliter la communication et la
gestion de tâches entre les membres d’une équipe ou les différents intervenants
d’un projet.
Asana est gratuit dans la limite de 15 utilisateurs et
permet de créer des projets en tableau, en calendrier ou en timeline.
C’est un logiciel aussi simple à utiliser que Trello
et la principale différence réside dans cette possibilité de visualiser de 3
manières différentes, là où Trello, dans sa version gratuite, ne propose que
des tableaux kanban.
3) Slack n’est plus à présenter. Il permet à vos salariés de
rester en contact de manière intuitive, de partager des documents, d’éditer des
to-do list communes, etc.
Slack propose plusieurs outils pour que votre équipe
augmente sa productivité :
- Un espace de travail unique pour toute l’équipe
- Des canaux de discussions classés par sujet
- Une messagerie privée
- L’organisation d’appels audio et vidéo à plusieurs
- Un partage facilité des fichiers
4) Zoom
est un outil similaire à Skype. Il permet d’organiser des appels
téléphoniques en tête à tête ou en équipe, au sein de salles de réunion
virtuelles.
Mais bien plus que la possibilité de s’appeler de
n’importe où dans le monde, Zoom offre également des fonctionnalités
extrêmement pratiques :
- Possibilité d’enregistrer les conversations et de les sauvegarder sur son bureau ou dans le cloud de Zoom
- Chat pour converser pendant la réunion, se transmettre des informations, des liens, etc.
- Partage d’écran
- Mode webinaire
- Possibilité d’organiser des téléconférences à très grande échelle.
Zoom est par ailleurs un outil très stable, qui
consomme peu de bande passante et garantit de ce fait une excellente qualité
des échanges.
A côté de ces outils vous pouvez utiliser Wetransfert,
Google drive, Whatsapp pour vos transferts fichiers.
Nous n’allons pas terminer cet article sans partager
avec vous les avantages du télétravail pour vous encourager à l’adopter.
Pour l’employeur les avantages sont notamment :
- Une augmentation de la flexibilité des ressources humaines.
- Une réduction de l'absentéisme et des retards surtout dans les grandes villes en cas de bouchons, grèves…
- Une meilleure intégration des salariés handicapés dans les entreprises et des salariés ayant des contraintes familiales importantes. De plus si l’entreprise ne possède pas de locaux aménagés aux personnes handicapées, elle peut tout de même en recruter grâce au télétravail.
- Une meilleure gestion des déménagements et des transferts d'activité (si l’entreprise change de lieu d’activité, il est possible d’éviter les licenciements liés au changement de zone géographique).
- Une réduction des frais généraux et des dépenses (pas de frais de transport pour l’employeur, moins de frais pour l'aménagement de locaux…)
- Une augmentation de la motivation.
- Une augmentation de la compétitivité.
Pour le télétravailleur :
- Une réduction et même une suppression des temps de transports
- Des horaires de travail plus souples qui laissent plus de temps au télétravailleur dans sa journée et dans sa semaine (pour se concentrer davantage sur sa vie de famille, ses passions, ses loisirs...).
- Un gain en autonomie et en responsabilité, car le télétravailleur organise lui-même son emploi du temps.
- La limitation des nuisances sonores, car de plus en plus d’entreprises généralisent l'open space, ce qui implique plus de bruit dans l'environnement de l'employé.
- Un accroissement de l’efficacité (à condition que le télétravailleur soit quelqu'un d'organisé).
- Une diminution du stress engendré par les déplacements (plus de longues heures passées dans les bouchons ou de trajets passés dans les transports en communs).
- Une diversifications des tâches, car le télétravailleur peut facilement alterner son travail professionnel et ses diverses tâches quotidiennes (travail dans la maison, travail bénévole, tâches parentales … )
Vous pouvez compléter via commentaire en partageant
avec nous d’autres outils si vous en connaissez. Vous avez aimé ? Si oui dites-le
nous en commentaire. Merci pour votre temps.
Nous allons combattre ce virus en suivant bien les
consignes.
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#Coronazero
#RestonsChezSoi
#RestezChezVous
#Quarantaine
#Confinement
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