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lundi 23 mars 2020

QUATRE OUTILS COLLABORATIFS POUR VOUS FACILITER LE TELETRAVAIL

Le confinement est une réalité même s’il est plus strict dans certains pays que d’autres, cela encourage le télétravail (surtout à domicile). Face au nouveau coronavirus, comment travailler efficacement en restant chez soi ?


Nous vous présentons 4 outils collaboratifs efficaces pour travailler à distance. Mais avant, laissez-nous vous faire un petit résumé sur la définition du télétravail pour les novices.

C’est quoi exactement le télétravail ?


Le télétravail, entré dans le code du travail en mars 2012, désigne "toute forme d’organisation du travail dans laquelle un travail qui aurait pu être exécuté dans les locaux de l’employeur est effectué par un salarié hors de ces locaux de façon régulière et volontaire en utilisant les technologies de l’information et de la communication dans le cadre d’un contrat de travail ou d’un avenant à celui-ci."


Si le télétravail s’exerce le plus souvent à domicile (dans près de 80 % des cas), la définition donnée rend aussi possible le télétravail dans d’autres lieux : cela peut être dans un centre de travail délocalisé par rapport au siège principal de l’entreprise ou encore dans des espaces aménagés (télécentre ou espace de "coworking" par exemple).


De façon plus simple, le télétravail consiste à travailler hors des locaux de l’entreprise en utilisant les TIC.


Il existe plusieurs catégories des télétravailleurs : 

  • Les prestataires indépendants de services (travailleurs freelances).
  • Les travailleurs indépendants qui utilisent le télétravail entrepreneurial.
  • Les petites entreprises proposant leurs services, en général depuis le domicile du travailleur, mais parfois en mode nomade, ou en télé-centre (espace public grâce auquel des utilisateurs peuvent avoir accès à des ordinateurs, à l’Internet et à d’autres technologies de l'information et de la communication, pour leur permettre de collecter de l’information, de la traiter et de la communiquer) 
  • Les « nomades » : ce sont des télétravailleurs salariés ou indépendants, qui pendant leurs déplacements continuent à collaborer avec leur entreprise en accédant ponctuellement à son système d'information à distance.

Dans tous les cas, le télétravail peut prendre plusieurs formes et être continu ou partiel (par exemple un jour par semaine ou une semaine par mois). 

Dans notre combat contre la propagation du covid19, il est conseillé de travailler en restant chez soi d’où la recommandation du télétravail aux entreprises.

Voici quatre outils pour faciliter le télétravail à domicile.


   1)   Trello est un outil de gestion de projet en ligne extrêmement complet et intuitif. Il s’inspire des méthodes agiles et du kanban, mais offre des possibilités bien plus poussées.

Le principe est le suivant : sur Trello vous pouvez créer des tableaux constitués de colonnes. Au sein de ces colonnes, vous allez pouvoir insérer des cartes, avec par exemple, des listes de tâches à faire, un rétroplanning, etc.

Cela est idéal si vous souhaiter visualiser facilement l’avancée d’un projet mais ce n’est pas tout. Trello est un outil totalement collaboratif où chaque membre peut éditer et intervenir en temps réel. Par ailleurs, il est parfait pour vous fixer des objectifs SMART, grâce notamment à la fonctionnalité checklist sur les cartes. Elle vous permet de détailler différentes étapes de conception d’un projet et de cocher les cases au fil de l’avancement.

Bref, cet outil est très complet, y compris dans sa version gratuite.


    2)   Asana est lui aussi un logiciel de gestion de projet. Il permet de faciliter la communication et la gestion de tâches entre les membres d’une équipe ou les différents intervenants d’un projet.

Asana est gratuit dans la limite de 15 utilisateurs et permet de créer des projets en tableau, en calendrier ou en timeline.

C’est un logiciel aussi simple à utiliser que Trello et la principale différence réside dans cette possibilité de visualiser de 3 manières différentes, là où Trello, dans sa version gratuite, ne propose que des tableaux kanban.



3) Slack n’est plus à présenter. Il permet à vos salariés de rester en contact de manière intuitive, de partager des documents, d’éditer des to-do list communes, etc.

Slack propose plusieurs outils pour que votre équipe augmente sa productivité :

  • Un espace de travail unique pour toute l’équipe
  • Des canaux de discussions classés par sujet
  • Une messagerie privée
  • L’organisation d’appels audio et vidéo à plusieurs
  • Un partage facilité des fichiers



4) Zoom est un outil similaire à Skype.  Il permet d’organiser des appels téléphoniques en tête à tête ou en équipe, au sein de salles de réunion virtuelles.

Mais bien plus que la possibilité de s’appeler de n’importe où dans le monde, Zoom offre également des fonctionnalités extrêmement pratiques :

  • Possibilité d’enregistrer les conversations et de les sauvegarder sur son bureau ou dans le cloud de Zoom
  • Chat pour converser pendant la réunion, se transmettre des informations, des liens, etc.
  • Partage d’écran
  • Mode webinaire
  • Possibilité d’organiser des téléconférences à très grande échelle.

Zoom est par ailleurs un outil très stable, qui consomme peu de bande passante et garantit de ce fait une excellente qualité des échanges.

A côté de ces outils vous pouvez utiliser Wetransfert, Google drive, Whatsapp pour vos transferts fichiers.



Nous n’allons pas terminer cet article sans partager avec vous les avantages du télétravail pour vous encourager à l’adopter.

Pour l’employeur les avantages sont notamment :

  • Une augmentation de la flexibilité des ressources humaines. 
  • Une réduction de l'absentéisme et des retards surtout dans les grandes villes en cas de bouchons, grèves… 
  • Une meilleure intégration des salariés handicapés dans les entreprises et des salariés ayant des contraintes familiales importantes. De plus si l’entreprise ne possède pas de locaux aménagés aux personnes handicapées, elle peut tout de même en recruter grâce au télétravail. 
  • Une meilleure gestion des déménagements et des transferts d'activité (si l’entreprise change de lieu d’activité, il est possible d’éviter les licenciements liés au changement de zone géographique). 
  • Une réduction des frais généraux et des dépenses (pas de frais de transport pour l’employeur, moins de frais pour l'aménagement de locaux…) 
  • Une augmentation de la motivation. 
  • Une augmentation de la compétitivité. 

Pour le télétravailleur :

  • Une réduction et même une suppression des temps de transports 
  • Des horaires de travail plus souples qui laissent plus de temps au télétravailleur dans sa journée et dans sa semaine (pour se concentrer davantage sur sa vie de famille, ses passions, ses loisirs...).
  • Un gain en autonomie et en responsabilité, car le télétravailleur organise lui-même son emploi du temps. 
  • La limitation des nuisances sonores, car de plus en plus d’entreprises généralisent l'open space, ce qui implique plus de bruit dans l'environnement de l'employé.
  • Un accroissement de l’efficacité (à condition que le télétravailleur soit quelqu'un d'organisé). 
  • Une diminution du stress engendré par les déplacements (plus de longues heures passées dans les bouchons ou de trajets passés dans les transports en communs).
  • Une diversifications des tâches, car le télétravailleur peut facilement alterner son travail professionnel et ses diverses tâches quotidiennes (travail dans la maison, travail bénévole, tâches parentales … )



Vous pouvez compléter via commentaire en partageant avec nous d’autres outils si vous en connaissez. Vous avez aimé ? Si oui dites-le nous en commentaire. Merci pour votre temps.

Nous allons combattre ce virus en suivant bien les consignes.

#Télétravail
#Coronazero
#RestonsChezSoi
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